Сопроводительное письмо к резюме: полезные советы и нюансы

Писать или не писать? Вот в чем вопрос…

Писать или не писать сопроводительное письмо, отправляя резюме на заинтересовавшую вакансию? Этим вопросом ежедневно задаются практически все соискатели.

Больше половины из них (54%), по данным Исследовательского центра Superjob.ru, решают для себя, что сопроводительные письма — это напрасная трата времени, ведь вся важная информация изложена в резюме.

Около трети россиян (31%), напротив, уверены, что правильно составленное сопроводительное письмо существенно повышает шансы на успех. Чья же точка зрения верна?

Этот заочный спор — один из тех, в которых по-своему правы обе стороны. По данным Superjob.ru, большинство работодателей (91%) рассматривает все резюме, независимо от наличия сопроводительного письма, 8% работают только с теми резюме, которые имеют хотя бы формальное сопроводительное письмо, и лишь 1% вообще не рассматривает резюме без сопроводительных писем.

Почему же российские рекрутеры, в отличие от своих западных коллег, не придают значения сопроводительным письмам? Причина в недостаточно высоком уровне этих документов.

По словам менеджеров по подбору персонала, большинство соискателей не умеет правильно составлять сопроводительные письма, поэтому зачастую нелогичное послание с множеством ошибок просто не принимают во внимание.

«Сопроводительное письмо не так важно, поскольку очень мало соискателей умеет их писать», — объясняют опрошенные нами рекрутеры.

Зато на этом фоне легко приобрести дополнительные очки! Если ваше сопроводительное письмо написано логично, грамотно и содержит важную для работодателя информацию, не сомневайтесь, что это будет весомым плюсом! Нужно просто научиться составлять этот документ, и путь к работе вашей мечты может стать короче.

Что такое сопроводительное письмо к резюме?

Письмо в сопровождение резюме представляет собой краткий или развернутый текст, которым кандидат на должность пытается привлечь внимание к прочтению отклика на вакансию. Поэтому основными целями его составления являются:

• выделить свое резюме среди других;
• выразить заинтересованность в получении работы в компании;
• кратко отразить информацию, которая даст возможность рекруту предварительно оценить соответствие заявленной вакансии, рассказать о своих профессиональных достижениях;
• выполнить требование работодателя по предоставлению сопроводительного письма (если это требовалось в тексте вакансии).

Рекрутер изучает письмо и предварительно определяет, стоит ли открывать резюме, оценивая:

• манеру изложения информации, умение претендента на должность сформулировать мысль грамотно и понятно;
• насколько соискатель заинтересован в получении должности в компании;
• исполнено ли требование по предоставлению сопроводительного письма к резюме, указанного в тексте вакансии.

Особенности составления

Чтобы вас взяли на работу, сопроводительное письмо должно подчиняться определенной структуре:

1. Приветствие. Оно может быть обезличенным либо содержать имя, отчество получателя (дополнительно можно указать должность).
2. Основная часть. Содержит информацию о том, на какую вакансию составлено резюме, чем она привлекла, основные сведения о вас, которые будут полезны для данной вакансии.
3. Заключение. В этой части попрощайтесь и укажите ваши контактные данные, продублировав их из резюме.

Несколько советов по содержанию сопроводительного письма к резюме:

• Небольшое, но информативное. Письмо не должно быть повторением самого резюме. По объему текста оно должно быть таким, чтобы менеджеру по подбору персонала не пришлось потратить много времени на его прочтение. Сопроводительное письмо должно быть достаточно информативным, качественным и небольшим.
• Грамотность и деловой стиль. Любое письмо в компанию должно подчиняться деловому этикету. Поэтому здесь не допускается применение сложных структур, неформальных выражений и т.д. Изложите текст просто и понятно. И не забудьте проверить на отсутствие грамматических ошибок и пунктуацию. Письма с ошибками зачастую отталкивают от прочтения резюме.

По мнению рекрутеров в проценте не рассмотренных резюме остаются те, к которым сопроводительное письмо:

• содержит шаблонный текст, не дающий понятия о том, заинтересован ли соискатель в получении этой работы;
• имеет ошибки в тексте, сложно читается, слишком большое по объему;
• перечислен весь опыт работы, который полностью продублирован в резюме.

Поэтому рекомендуется придерживаться структуры, соблюдать советы описанные выше. И обязательно покажите заинтересованность в получении этой вакансии. Тогда ваше резюме с большой степенью вероятности будет рассмотрено.

Что представляет собой сопроводительное письмо

Сопровождающее послание к резюме является, как бы отзывом на вакансию, с предоставлением добавочных сведений потенциальными кандидатами к содержанию данных, в составленном резюме. Нередко содержание такого сообщения оказывается в руках руководителя фирмы еще до просмотра резюме.

Не все претенденты к трудоустройству привыкли к подобным действиям и нередко игнорируют этот элемент презентации себя, не считая это важным, сознательно не желая затрачивать времени на составление данного послания, полагая, что все необходимые сведения уже отображены в резюме. Такой подход, иногда приводит к игнорированию отосланного соискателем резюме на свободную должность на ряду с наличием конкурентов, отправивших такое же послание.

Опрос, проведенный среди менеджеров по набору персонала показал, что они не стали рассматривать резюме соискателя из-за плохо составленного сопроводительного послания, а также множество НR-специалистов вообще не знакомятся с резюме, при отсутствии сопроводительной информации.

Примечание. Претенденту на открывшуюся вакансию желательно отсылать сопровождающее послание, даже если в требованиях такое обязательство не ставится, так как данное сообщение в солидных фирмах считается обычным явлением.

Образец сопроводительного письма

Как отмечалось ранее письмо составляется в свободном стиле, но при соблюдении этикета служебных деловых писем.

Составляется такое письмо с отображением сильных сторон соискателя вакансии, не повторяя сведений из резюме, путем раскрытия основных моментов, демонстрирующих желание претендента приложить все усилие для развития фирмы.

От бухгалтера

От юриста

От кандидата на должность руководителя

Для вакансии водителя

От администратора

Требования к сопроводительному письму

В нем нужно описать преимущества кандидата, объяснить, что получит компания, если возьмет именно этого человека.

Стиль

Сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Если работа творческая, допустимо немного оригинальности и юмора.

Размер

Конкретных правил об объеме сопроводительного письма не существует. Однако это не сочинение и не автобиография – в идеале надо уложиться в половину страницы. Подходящий размер сопроводительного письма, – это три-пять небольших абзацев. Несмотря на краткость, сообщение должно быть информативным, цельным и законченным.

Рекомендации по написанию сопроводительного письма с примерами

Перед тем как писать сопроводительное письмо, обратите внимание на некоторые нюансы, чтобы текст вашего письма был максимально корректным и эффективным:

1. Шаблон. Оформление и дизайн вашего сопроводительного письма должны вызвать положительное первое впечатление. Документ должен выглядеть качественно и презентабельно. Существует множество сайтов-конструкторов и программ-редакторов по созданию такого рода документов, например, очень простой и удобный визуальный редактор Canva. В Canva представлены уже готовые шаблоны и образцы работ (в том числе, и бесплатные). Или же можете самостоятельно создать документ в Microsoft Office Word.
2. В шапке сопроводительного письма обязательно укажите контактную информацию, как свою, так и компании, которой предназначен документ. Укажите дату.
3. Адрес электронной почты должен быть официальным, серьезным и понятным: откажитесь от marishka75@gmail…, пусть электронный адрес состоит из вашего имени и фамилии marina.naumova@gmail…
4. После контактной информации следует непосредственное обращение к работодателю. Если не знаете имя и фамилию начальника отдела, менеджера по персоналу или директора, найдите информацию на официальном сайте компании. В любом случае, личное обращение намного выигрышнее, чем безликое приветствие «добрый день».
5. В первом (вступительном) абзаце крайне важно не допустить ошибку. Работодатель получает в день сотни сопроводительных писем и резюме, большинство из них он не прочитывает до конца. Поэтому не пишите слишком обобщенно и размыто.

Плохо

«Здравствуйте! Меня зовут Иван Сидоров. Я бы хотел работать менеджером по продажам в компании Xnet. Проработал менеджером в компании Zsky более 6 лет и уверен, что подхожу на эту должность.»

Лучше сразу опишите 2-3 своих топ-достижения в профессиональной сфере. Хорошо:

«Уважаемый Олег Петрович, Меня зовут Максим, и я хочу в качестве менеджера по продажам помочь компании Xnet достичь и превысить показатели эффективности продаж. Я работал торговым представителем в компании Zsky около 3-х лет. За это время перевыполнил план по продажам в результате развития клиентской базы и привлечения таких клиентов как: АО «Газпром бытовые системы», Филиал ПАО «РусГидро», «Загорская ГАЭС» и «Транснефть». Уверен, что предыдущий опыт работы и достижения в области продаж, делают меня подходящим кандидатом на эту должность.»

6. Убедите менеджера по персоналу/директора, почему именно вы является лучшим кандидатом на должность. Для начала пересмотрите, какие требования выдвигает компания к кандидату, например:

• поиск и привлечение клиентов;
• подготовка коммерческих предложений;
• ведение переговоров;
• умение убеждать и вызывать доверие.

Теперь на основании этих требований опишите свои профессиональные навыки:

«На предыдущей должности в мои обязанности входило выполнение полного цикла работы с клиентом: поиск клиентов, консультирование в отношении услуг компании, ведение переговоров с клиентами, прием и обработка заявок, подготовка отчетности. Благодаря эффективной и грамотной стратегии я помог компании увеличить клиентскую базу на 30%, не превышая при этом выделенного бюджета.»

7. Следующий этап: вам необходимо убедить менеджера по персоналу, почему именно вы подходите компании.

Для начала погуглите и найдите информацию о компании: ценности, культура, услуги и товары. Пользовались ли вы сами услугами или товарами данной компании? Приветствует ли компания творческий, инновационный подход к работе?

Допустим, на сайте компании Xnet (компания вымышленная) написано следующее: «Компания Xnet открыта для новых людей и новых идей, приветствует использование технологий везде, где они могут улучшить и облегчить нашу жизнь: всегда оставаться на связи, быть в курсе событий, делиться информацией и пользоваться преимуществами быстрой и удобной коммуникации.

Используем эту информацию для своих целей. На выходе нас ждет следующий результат:

«Я сам являюсь клиентом Xnet уже более года, поэтому с уверенностью заявляю — услуги вашей компании соответствуют всем моим требованиям. Благодаря высокой скорости интернета и бесперебойному подключению к сети я всегда могу оставаться на связи, работать над проектами и не терять время зря. Я уверен, что Xnet открыта для новых амбициозных людей, стремящихся к развитию и карьерному росту. Поэтому считаю, что я отлично подхожу компании Xnet и справляюсь с обязанностями менеджера по продажам.»

8. В заключительном абзаце можете указать информацию, которую считает важной и не успели изложить ранее, поблагодарите менеджера/директора за потраченное время, и не забудьте о призыве к действию:

«Спасибо, что нашли время и прочитали мое сопроводительное письмо. Я надеюсь, что мои профессиональные навыки и предыдущий опыт помогут компании Xnet максимально расширить клиентскую базу. Я хотел бы обсудить все детали совместной работы при нашей встрече, жду от Вас звонка.»

9. Формальное прощание:

«С уважением…»

«Буду ждать от Вас ответ»

«Удачного дня!»

«С искренними пожеланиями…»

«С наилучшими пожеланиями…»

Короткое сопроводительное письмо к резюме

Каждый рекрутер на своем веку повидал немало сопроводительных писем размером с Эверест. На самом деле написать длинное письмо может каждый, но не каждому дано сделать его интересным для прочтения. Поэтому многие соискатели так и не дожидаются ответа на свое резюме.

Как вариант, можно пойти другим путем — путем краткости. То есть не писать мемуары о жизни, а четко обозначить свою позицию. Например, как в этом образце:

Ключевые ошибки и как их исправить (примеры и образцы)

А теперь от теории к практике. Приведем пример сопроводительного письма.

Неверно!

«Многоуважаемая Ирина Петровна!

Прочитав Вашу вакансию на сайте, я не мог не откликнутся на нее: столь интересным мне показалась и Ваша компания, и обязанности, и предлагаемая заработная плата. В моем лице Вы сможете приобрести ценнейшего сотрудника, который сможет вывести Вашу организацию на новый уровень. Я обладаю богатейшим опытом и знаниями, мои навыки безукоризненны. И не смотря на то, что мне 56 лет, я полон сил, бодр, занимаюсь спортом, веду здоровый образ жизни, и выгляжу гораздо моложе своих лет. В любое время дня я готов прибыть к Вам на собеседование, чтобы в непосредственном личном общении Вы смогли убедиться в моей компетентности.

Очень жду Вашего звонка, надеюсь на встречу,
С искреннейшим уважением, Петренко Алексей Алексеевич»

Сопроводительное письмо к резюме, пример которого мы показали, изобилует ошибками. Результат рассмотрения данного кандидата будет, скорее всего, отрицательным.

Перечислим основные:

1. Отсутствует название вакансии, на которую претендует кандидат.
2. Нет конкретики в части опыта, навыков – только общие слова и самовосхваление: «ценнейший сотрудник», «богатейшим опытом», «безукоризненные навыки».
3. Оправдания в части возраста.
4. Заискивание: «очень жду», «надеюсь на встречу», «с искреннейшим уважением».

А теперь рассмотрим сопроводительное письмо к резюме – пример, который может быть использован соискателями в качестве ориентира при подготовке своего варианта, например, при отправке самопрезентации на сайте по поиску работы.

Верно!

Здравствуйте, Татьяна Игоревна!

Направляю Вам на рассмотрение свое резюме на вакансию «менеджер по продажам», открытую в Вашей компании. Считаю, что опыт и навыки, которые я приобрел за 6 лет работы в продажах, позволят мне эффективно выполнить задачи, озвученные в тексте вакансии.

В дополнение к резюме хотел бы добавить, что на последнем месте работы я был неоднократным победителем конкурса «Лучший менеджер по продажам года», награжден ценными призами и подарками, как от своей компании, так и от производителей брендов (Bosсh, Philips).

Обладаю высоким уровнем сформированности навыков ведения переговоров с ключевыми клиентами, развития клиентов и хотел бы дальше развиваться в этой области продаж. Уверен, что смогут быть полезен Вашей компании в решении задач развития и расширения клиентской базы.

Готов пройти собеседование в вашей компании в удобное для Вас время и ответить на Ваши вопросы.

С уважением, Свиридов Павел Николаевич.

Итак, подытожим, какие же ошибки не стоит допускать при подготовке текста письма.

Категорически нельзя:

1. Неуместно шутить в адрес компании, менеджера или вакансии.
2. Подшучивать или подтрунивать над собой, считая, что это будет расценено как самокритика.
3. Не унижаться, не просить принять на работу, даже если эта работа сейчас действительно очень нужна.
4. Не оправдываться, лучше вообще не затрагивать такие «скользкие» темы, как возраст, наличие маленьких детей.
5. Писать свою автобиографию, ее никто не будет читать.
6. Жаловаться на жизнь, обстоятельства.
7. Проявлять высокомерие, показывать свою профессиональную великость.
8. Ругать или допускать негативные высказывания в адрес прежних работодателей.
9. Требовать обязательного ответа на свое письмо.
10. Просить рекрутеров предоставить более подробную информацию о вакансии и условиях работы.

И, наконец, постарайтесь избегать шаблонных писем, от которых не будет никакой пользы, только раздражение менеджера от необходимости читать текст, не представляющих никакой информационной ценности.

Сопроводительное письмо к резюме – пример стереотипного сообщения, которое не стоит отправлять  работодателю:

Не рекомендуется!

«Здравствуйте, Марина.

Отправляю резюме на вакансию «Менеджер по закупкам».

С уважением, Горохова Татьяна»

Важные нюансы

Перед отправкой еще раз перечитайте написанное и изучите какой-либо пример отклика на вакансию; сопроводительное письмо должно быть убедительным и мотивировать прочитать именно ваше резюме. В нем нужно обязательно сделать акцент на чем-то.

Пример сопроводительного письма работодателю, приведенный выше, говорит о руководящем опыте работы и технических знаниях кандидата, что должно побудить работодателя изучить его резюме. Важно, чтобы в этом документе не было грамматических и орфографических ошибок и он был написан деловым стилем.

Все его содержание должно отвечать на самый главный вопрос, который задает специалист, подбирающий персонал: «Чем именно этот кандидат может быть полезен компании?» И если в отклике на вакансию получится на него ответить, следующим шагом будет приглашение на собеседование.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.

При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Бланк сопроводительного письма

Когда можно обойтись без письма

Для линейных позиций в ретейле и операционных специалистов, которые не работают с клиентами напрямую, наличие сопроводительного письма совсем не обязательно. Например, оператору кол-центра достаточно отправить только резюме, без дополнительного рассказа о себе.

Массовый подбор сотрудников не предполагает оценки кандидатов через сопроводительные письма. Если крупная торговая сеть одновременно нанимает 70 кассиров, то менеджеры по подбору в первую очередь обратят внимание на подходящий опыт и отсутствие замечаний со стороны службы безопасности.

У них даже, скорее всего, не будет физической возможности на чтение сопроводительных писем. Поэтому дополнительный рассказ о себе при отклике на такие позиции не требуется.

Сопроводительное письмо — шанс обратить на себя внимание

Если ваш случай не из тех, когда сопроводительное письмо очень желательно, и не из тех, когда точно можно обойтись без него, значит, оно просто будет вам полезно как дополнительный плюс.

Во-первых, в нем стоит очень кратко перечислить основные аргументы, чем ваш опыт подходит конкретно для этой вакансии.

Да, разумеется, рекрутер и так может это оценить по более подробной информации в вашем резюме. Но такое письмо заставит рекрутера прочитать ваше резюме внимательнее, ведь вы уже выделили главное.

К тому же это выгодно отличит вас от большинства соискателей, которые либо не отправляют сопроводительные письма, либо ограничиваются в них общими фразами вроде «Прошу рассмотреть мою кандидатуру!» или «Хочу работать в вашей компании».

Содержательное письмо в духе «Я подхожу для этой вакансии, потому что…» показывает, что вы внимательно ознакомились с перечисленными в вакансии требованиями и соотнесли их со своим опытом, то есть откликаетесь осознанно.

Это уже само по себе преимущество, потому что многие соискатели рассылают отклики на все вакансии подряд, даже не прочитав их до конца.

Во-вторых, письмо — это возможность упомянуть про важные для этой вакансии детали вашего опыта, о которых в резюме не говорится. Например, вы хотите отправить отклик как можно быстрее, но у вас нет времени адаптировать свое резюме конкретно под эту вакансию. Сделайте важные акценты в письме.

Показательный пример — рядовой бухгалтер. Вроде бы про весь бухгалтерский опыт и навыки можно рассказать в резюме, умение креативно презентовать себя бухгалтеру для работы не требуется — так зачем ему сопроводительное письмо? В нем можно уточнить, например, про:

• Масштаб компании-работодателя (региональная, федеральная, международная), численность штата, направление деятельности и форму налогообложения;
• Общую продолжительность вашего опыта работы по профилю;
• Сколько одновременно юридических лиц было у вас на обслуживании, если вы работали в холдинге или вели несколько клиентов на фрилансе;
• Две-три нетривиальные задачи, с которыми вы сталкивались, и которые, судя по вакансии, имеют место и на этой должности. Это может быть переход на новое программное обеспечение или его новую версию, восстановление бухгалтерского учета или запуск с нуля и так далее;
• Дополнительные функции, которые вы выполняли сверх стандартных бухгалтерских задач, если это важно для вакансии (скажем, экономическое планирование и аналитика).

В-третьих, в письме уместно написать про то, о чем в резюме обычно не пишут. Например — какие из тех функций, которые вы выполняли, нравилось вам больше всего. Или чем вас привлекает именно эта компания.