Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

21.12.2021 Выкл. Автор admin

Делопроизводство — это …

Зачем нужно стандартизированное делопроизводство, мы разобрались — чтобы был порядок в документах. Слово «делопроизводство» — сложносоставное, сформировано из «дело» и «производство».

Документы — это неотъемлемая часть практически всех сфер деятельности человека. Официальные документы «в ходу» не только в работе бюрократического аппарата.

Делопроизводство применяется в следующих видах деятельности:

  1. в государственном и муниципальном управлении;
  2. в научной работе;
  3. при ведении бизнеса;
  4. в некоммерческой деятельности и т.д.

Работа с документами требует особого внимания и точности, независимо от сферы, в которой ведется делопроизводство.

Принято различать несколько направлений делопроизводства:

  1. общее — касающееся основной деятельности компании (организации, учреждения, ведомства и т.д.);
  2. кадровое — направление, связанное с сотрудниками компании;
  3. секретное — касается секретных сведений (разработок, коммерческих тайн и т.д.);
  4. электронное — документооборот, ведущийся посредством интернета и (или) локальных сетей.

Этапы делопроизводства

Документальное ведение дел состоит из 3 этапов:

  1. Документирование — оформление документов. Документы, используемые в делопроизводстве, в большей своей части являются унифицированными, т. е., говоря проще — установленной формы. Все они собраны в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) (в деталях об этом классификаторе — в статье далее).
  2. Документооборот — движение и учет документов. Более подробно об этом можно узнать из другой статьи нашего блога.
  3. Архивация — организация хранения документов.

Все три этапа взаимосвязаны. Для выполнения каждого из них на предприятии, в ведомстве, учреждении работают специально обученные сотрудники.

Зачастую в компаниях малого бизнеса этим занимаются сами руководители или бухгалтеры. Для них очень важно иметь представление о правильности оформления и хранения документации, связанной с ведением бизнеса.

Что фиксировать в разделе «Организация работы с документами»?

Автору инструкции по делопроизводству при написании этого раздела рекомендуем взять за основу следующие положения:

1. Раздел III «Организация документооборота» Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления(далее – Правила делопроизводства).

2. Подраздел 3.4 «Организация документооборота» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления

3. Раздел V «Организация документооборота» Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях.

Структура раздела «Организация работы с документами» отображена в Схеме. Подробно рассмотрим, из чего должен состоять каждый подраздел этого раздела.

Структура разделаПодраздел «Документооборот в Обществе»

Сначала следует установить, что такое документооборот (не забудьте поместить этот термин и его толкование в раздел «Термины и определения» инструкции по делопроизводству).

Важно зафиксировать, из каких операций состоит этот процесс. Они перечислены в п. 3.1 Правил делопроизводства. В последующих разделах их нужно пошагово рассмотреть и расписать.

Извлечение из Правил делопроизводстваДалее следует изложить принципы документооборота. Они перечислены в п. 3.4.1 Методических рекомендаций. Подробно описывать значение этих принципов нет необходимости. Весь текст инструкции и само ее существование в организации направлены на их соблюдение.

Извлечение из Методических рекомендаций

В этом подразделе также необходимо указать, что документооборот в организации осуществляется при помощи СЭД , обозначить обязанности участников делопроизводственных процессов, связанные с помещением в СЭД как документов, так и информации о них. Если в компании принято учитывать в СЭД не только готовые документы, но и их проекты, об этом тоже нужно написать.

В конце этого подраздела нужно перечислить потоки документов, которые действуют в компании. Потоков традиционно три: входящие, исходящие и внутренние документы. В инструкции по делопроизводству обычно описывают общие правила обращения с документами всех потоков.

Текст подраздела «Документооборот в Обществе» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.Пример1 Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

В этом подразделе следует указать каналы, по которым документы доставляются в организацию и отправляются из нее. Чем богаче выбор каналов доставки, тем сложнее делопроизводителям уследить за всей поступающей корреспонденцией и учесть ее. Также здесь нужно отметить принятый в компании способ приема корреспонденции. Он может быть:

  • централизованным (когда все письма, независимо от того, как попали в организацию, передают в канцелярию для регистрации);
  • децентрализованным (когда учет поступившей почты происходит в структурных подразделениях).

Отдельно следует указать, что делать, если письмо на бумажном носителе поступило в самом конце рабочего дня или в нерабочий день.

Также необходимо обозначить, кто отвечает за отправку документов. Особого внимания заслуживает почтовая корреспонденция на бумажных носителях.

Если отправка почты происходит централизованно (например, канцелярией), то нужно описать условия, при соблюдении которых отправление примут для пересылки.

При несоблюдении этих условий письмо вернут исполнителю, и отвечать за задержку отправления будет именно он. Нужно сказать и о срочной отправке почты: кто и при каких условиях должен ей заниматься.

Важно! Подраздел «Доставка и отправка документов Общества» инструкции по делопроизводству посвящен исключительно доставке и отправке корреспонденции. О приеме, предварительном рассмотрении и дальнейших операциях с входящими письмами здесь рассказывать не нужно, этому следует уделить внимание в других частях инструкции. То же относится и к исходящим письмам.

Текст подраздела «Доставка и отправка документов Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 2.Пример2Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

Сначала следует установить, что такое документооборот (не забудьте поместить этот термин и его толкование в раздел «Термины и определения» инструкции по делопроизводству).

Важно зафиксировать, из каких операций состоит этот процесс. Они перечислены в п. 3.1 Правил делопроизводства. В последующих разделах их нужно пошагово рассмотреть и расписать.Извлечение из Правил делопроизводстваДалее следует изложить принципы документооборота. Они перечислены в п. 3.4.1 Методических рекомендаций. Подробно описывать значение этих принципов нет необходимости. Весь текст инструкции и само ее существование в организации направлены на их соблюдение.Извлечение из Методических рекомендацийВ этом подразделе также необходимо указать, что документооборот в организации осуществляется при помощи СЭД, обозначить обязанности участников делопроизводственных процессов, связанные с помещением в СЭД как документов, так и информации о них. Если в компании принято учитывать в СЭД не только готовые документы, но и их проекты, об этом тоже нужно написать.

В конце этого подраздела нужно перечислить потоки документов, которые действуют в компании. Потоков традиционно три: входящие, исходящие и внутренние документы. В инструкции по делопроизводству обычно описывают общие правила обращения с документами всех потоков.

В этом подразделе нужно описать, как, каким образом и для чего ежегодно происходит учет объемов документооборота. Этот подраздел нельзя игнорировать, даже если на практике руководитель совсем не интересуется итоговыми цифрами по входящим и исходящим документам за год.

Зато эти цифры нужны руководителю делопроизводственной службы: они станут едва ли не единственным убедительным аргументом, когда придется «выбивать» для канцелярии новую мебель, технику или штатные единицы.

Кроме этого, здесь следует указать категории документов, количество которых нужно посчитать отдельно. Эта информация может быть очень интересна главе компании или топ-менеджерам по направлениям.

Почему?

Рассмотрим пример. После учета стало известно, что 10 % от всей входящей корреспонденции составляют жалобы на качество продукции или обслуживания. Безусловно, это должно привлечь внимание к подразделениям, ответственным за качество.

Кстати, соотношение количества отправленных предложений о сотрудничестве числу заключенных договоров – тоже интересная информация, которая может помочь оптимизировать политику продаж.

Вопрос
Существует ли перечень документов, которые нужно учитывать отдельно при учете объемов документооборота?
Ответ
Нет. В каждой организации самостоятельно решают, учет каких именно категорий документов следует вести отдельно.

Отчет об объемах документооборота составляют в форме простой справки: статистической (если автор просто приводит цифры для сведения) или аналитической (если автор делает какие-то выводы из собранных цифр).

Текст подраздела «Учет объемов документооборота» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 3.Пример3

Подраздел «Учет объемов документооборота»

В этом подразделе инструкции по делопроизводству нужно прописать, что в каждом структурном подразделении компании должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Также здесь следует указать:

  • порядок назначения делопроизводителя подразделения;
  • порядок организации его труда;
  • его функциональные обязанности.

Текст подраздела «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 4.

Пример4

Подраздел «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества»

В этом подразделе инструкции по делопроизводству нужно прописать, что в каждом структурном подразделении компании должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Также здесь следует указать:

  • порядок назначения делопроизводителя подразделения;
  • порядок организации его труда;
  • его функциональные обязанности.

Виды технической документации в соответствии с требованиями ГОСТа

При оформлении технической документации, различаются следующие ее основные виды:

  • Конструкторская. Это чертежи, спецификации, расчеты и пояснительные записки. Данный вид документов устанавливает конструкцию изделия.
  • Технологическая. Технологические инструкции и документы, необходимые организации при изготовлении и ремонте изделий, при проверке приборов, при проведении строительных работ.
  • Связанная с эксплуатацией. Руководства, паспорта, ТУ, условия безопасности, внешнее оформление товара (этикетки, наклейки). И если первые два вида ТД – для внутреннего применения в компании производителе, то данные технические документы должны быть предоставлены потребителю вместе с товаром.

Еще ТД можно разделить по ее иерархическому уровню. Есть два типа:

  • Документы, разработанные специалистами конкретной организации, и принятые к исполнению только в ней, или привязанные к производимой ею продукции. В оформлении технологической и технической документации данной категории отражаются вопросы, связанные с непосредственной производственной деятельностью компании. ТУ, инструкции, паспорта на продукцию, санитарные требования, требования по ТО и технике безопасности должны обеспечить выпуск качественной конкурентной продукции. Плюс ее безопасную эксплуатацию. Данный тип документов необходимо привести в соответствие с отраслевыми или государственными стандартами.
  • Документы, разработанные уполномоченными государством органами. В них основные требования к промышленным объектам и изделиям, к их качеству и безопасности. В основном – это ГОСТы, и остальную ТД надо править в их соответствие.

Правила оформления технической документации

Вся разработка и оформление технической документации должна подчиняться правилам ЕСКД, ЕСТД, ЕСТПП и ЕСПД. Порядок оформления такой:

Организация проводит первичную обработку информации об объекте и ее анализ.

Разрабатывается черновой вариант ТД.

Согласование документа с заранее определенными службами и руководящими лицами.

Корректировка ТД в соответствии с полученными замечаниями.

Выпуска готового документа.

Последовательное и правильное оформление технической документации должно учитывать:

Полную информацию о компании производителе.

Требования внутренних и международных стандартов на данный вид продукции.

Требования к безопасной эксплуатации продукции и технологии ее изготовления.

Конструктивные особенности изделий.

Технологические условия на данном производстве и наличие необходимого оборудования.

ТД должна полностью соответствовать модели, к которой она прилагается. Или технологическому процессу, который она описывает.

Нормативно-техническая документация на вид продукции может включать паспорт, технические условия, руководство по эксплуатации. Это зависит от типа продукции и сферы деятельности компании.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

  1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
  2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
  3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 — номер по порядку, БУ — бухгалтерия, 2017 — год. Указывается срок хранения и место в архиве, когда дело туда переместится. Утвердить номенклатуру разрешено на определенный период — на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем.

Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.

Специфические вопросы документооборота

Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:

  1. Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
  2. Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
  3. Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
  4. Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования.

Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее.

Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО.

Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Источники

  • https://KtoNaNovenkogo.ru/voprosy-i-otvety/deloproizvodstvo-chto-ehto-takoe.html
  • https://www.profiz.ru/sr/5_2021/rabota_s_dokumentami_/
  • https://TehPromSert.ru/uslugi/oformlenie-tekhnicheskoy-dokumentacii
  • https://iitrust.ru/articles/article/elektronnye-dokumenty-vidy-trebovaniya-i-osobennosti-dokumentooborota/
  • https://clubtk.ru/osnovy-deloproizvodstva-i-dokumentooborota-dlya-novichkov
  • https://ppt.ru/art/kadri/osnovi-deloproizvodstva

[свернуть]